Penggunaan Layanan Sistem Informasi ( Sistem Informasi Manajemen) di Perusahaan

Seiring berkembangnya peradaban dan terobosan teknologi yang semakin memudahkan manusia untuk mendapatkan suatu informasi, tak bisa dipungkiri jika setiap organisasi pada era global ini juga memanfaatkan teknologi yang ada untuk memudahkan dalam mengumpulkan data yang akurat (tepat) dan aktual (sesuai keadaan saat ini). Informasi sangatlah penting dalam menyusun strategi demi pencapaian tujuan sebuah organisasi, baik dalam perencanaan maupun pengawasannya. Sebuah keputusan manajemen sering didasarkan dari hasil pengolahan berbagai informasi yang dirangkum menjadi data terkumpul dari sumber daya manusia yang ada di dalam suatu organisasi tersebut. Tidak hanya itu, informasi juga sangat penting perannya untuk sumber daya manusia dalam operasional kerjanya. Oleh karena itu, di era globalisasi ini pengolahan dan penyajian informasi yang akurat terkait data yang bisa meningkatkan produktivitas kinerja suatu organisasi, menjadi tolak ukur terhadap kemajuan bangsa, khususnya dalam instansi pemerintahan dan pelayanan publik.

Salah satu kebijakan yang dilakukan dalam meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja dalam organisasi ialah dengan menerapkan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM sebagai pengolahan informasi secara umum dapat dikatakan juga sebagai rangkaian yang mencakup proses perencanaan, pengawasan, pengarahan dan diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi. Dengan penerapan Sistem Informasi Manajemen tersebut maka diharapkan terciptanya sumber daya manusia dengan kinerja yang efektif, efisien dan terawasi dengan baik.

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan SDM, dokumen, teknologi dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan atau suatu strategis bisnis. Sistem Informasi Manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena Sistem Informasi Manajemen digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Untuk Fungsi, Peran, Tujuan, Tingkatan dan Komponen bisa dilihat pada gambar di bawah :

Pada kali ini saya ingin membahas mengenai Penggunaan Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan PT. Pos Indonesia.

PT. POS Indonesia pada awalnya bergerak dibidang pengiriman surat yang sangat diperlukan bagi masyarakat Indonesia pada saat itu yang ingin berkomunikasi tanpa terhalang jarak yang berjauhan walaupun memerlukan waktu yang lama dalam pengirimannya. Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi diera globalisasi ini, misalnya dengan hadirnya handphone maka masyarakat Indonesia mulai meninggalkan tradisi saling mengirim surat. Sehingga PT.POS mulai melebarkan sayapnya di bidang pengiriman barang. Tapi belakangan ini, banyak sekali perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang, sehingga PT.POS mulai tersaingi.
Untuk melawan perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sama maka PT.POS harus lebih meningkatkan kualitas pelayanan mereka.

PT.POS juga sudah menerapkan Sistem Informasi Manajemen pada perusahaan, dapat dilihat dari penggunaan Komputer pada kantor mereka yang memudahkan mereka untuk mengumpulkan data, mengelola data, memasukkan data, mencetak laporan dan sebagainya.

Penerapan Sistem Informasi Manajemen di PT.POS :

Penggunaan Aplikasi Enterprise resource Planning (ERP)
PT. Pos Indonesia (Persero) memanfaatkan sistem ERP ini pada operasi, jasa, dan distribusi, dengan mempertimbangkan pengoperasian perusahaan pada proses internal melalui manajemen sumber daya manusia perusahaan, akuntansi, keuangan, logistik dan distribusi secara tepat waktu.
ERP dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensim kecepatan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.
Beberapa contoh aplikasi ERP pada PT.Pos Indonesia adalah untuk mengelola :

>> IT (Informastion Technology)
Teknologi Informasi sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan di karena adanya pengintegrasian berbagai proses dan entitas bisnis. Esensi dari pengintegrasian tersebut adalah melakukan share terhadap informasi yang dimiliki dan dihasilkan oleh berbagai pihak. Sebagai contoh adalah pengembangan jaringan sebagai alat penunjang kinerja dari produk-produk EBusiness. Hal penting yang harus diperhatikan dalam pemilihan IT adalah Scaleable Solution & Open System, ini diperlukan agar sistem setiap saat dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam hal keterkaitan dengan proses bisnis, maka ketepatan IT yang digunakan akan mendorong/ menentukan proses bisnis yang excellent.

>> Business Process / Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan nilai pembeda (distinction) yang menciptakan keunggulan bersaing. Proses bisnis dalam E-Business sangat kental diwarnai oleh IT untuk menghasilkan mutu layanan yang akurat dan excellent. Sebuah proses bisnis yang baik, tentunya selain didukung dengan IT juga harus didukung oleh SDM yang berkompeten dan equipment yang sesuai dengan proses bisnis yang bertalian. Peran SDM tidak saja ditentukan oleh kemampuan teknis semata melainkan juga perilaku yang mencerminkan kerja keras, mandiri, jujur dan teamwork oriented.

>> Performance Standard / Standar Kinerja
Untuk dapat masuk dan bertahan dalam suatu bisnis minimal harus memiliki standar output yang sama dengan standar yang berlaku umum di industri. Beberapa performance standard yang berlaku umum tidak terlepas dari faktor-faktor accuracy, speed, efficiency, dan flexibility.

>> Targeitng
Arahan penggunaan pasar diarahkan berasarkan STP:

Segmentasi
Pembagian segmentasi dilakukan berdasarkan lingkup bisnis serta sumber daya yang ada di lingkup bisnis PT. Pos Indonesia:

• Lingkup Nasional
• Lingkup UPT
• Lingkup Wilpos

Targeting pembagian bisnis mengarah pada lingkup arahan target yang potensial, yaitu sebagai berikut:
Target para pelaku Bisnis

Bagi para pelaku bisnis mengarah pada private sector yaitu sektor swasta dan bisnis yang berorientasi pada profit.

Target Government
Untuk target lingkup pemerintah target mengarah pada lembaga pemerintahan, serta mengarah pada instansi pemerintahan. Untuk yang lain target juga terfokus pada perusahaan Nirlaba.

Individu

Arahan tertarget pada perseorangan seperti constumer individu serta para pengguna teknologi informasi seperti ICT (Information, Communication, Technology).

Penggunaan Aplikasi Customer Relationship Management (CRM)
PT. Pos Indonesia (Persero) memanfaatkan sistem CRM secara cukup intensif. Antara lain pemanfaatannya adalah untuk mengelola program-program dibawah ini:

1.    Program e-fila.com. Khususnya dalam forum filateli. Selain menguntungkan pelanggan, program ini juga menguntungkan PT. Pos Indonesia (Persero), karena dengan demikian dapat mengetahui perilaku pelanggan, melakukan perbaikan berdasarkan masukan dari pelanggan, merespon permintaan atau keluhan pelanggan dengan cepat dan terarah.

2.    Program Kontak Kami, yakni bagi pelanggan yang ingin menyampaikan komentar, kritik, saran, pertanyaan atau pengaduan kiriman, kepada pihak perusahaan.

3.    Program Jejak Pendapat sebagai sarana untuk berkomunikasi dengan PT. Pos Indonesia tentang kiriman maupun informasi Jasa pos Indonesia, yakni melalui Email, Facebook dan Twitter, yang dapat diakses secara langsung dari website PT Pos Indonesia.

Penggunaan Aplikasi Supply Chain Management  (SCM)

PT. Pos saat ini memiliki outlet belanja produk-produk lengkap khas Indonesia secara online yang bernama Plaza Pos yang dapat diakses melalui alamat website www.plazapos.com. Serta memiliki program e-fila.com yang menjual produk perangko Indonesia.

PT. Pos Indonesia memanfaatkan sistem SCM untuk mengelola akun-akun pemasoknya. Pemasok-pemasok utama yang telah diisyaratkan mempunyai pengetahuan memadai mengenai sistem informasi dan internet working, serta mempunyai akses jaringan yang baik, dapat memantau data dan kegiatan pasokan mereka secara online dan realtime. Sedangkan pemasok konvensional yang masih menggunakan telepon atau cash and carry dikelola datanya oleh karyawan mitra utama, dimana transaksi dilakukan.

PT. Pos Indonesia melakukan sosialisasi mengenai program SCM ini kepada para pemasok, dan menjelaskan berbagai nilai tambah (added value) antara lain membantu para pemasok mengatur transaksi, adanya prediksi kebutuhan PT. Pos Indonesia yang lebih akurat, dan diperluasnya jaringan kerja dari para pemasok.

Penggunaan Aplikasi Integrasi Perusahaan/ Enterprise Application Integration (EAI)

Aplikasi EAI pada PT. Pos Indonesia salah satunya adalah pada layanan PlazaPos yakni pelanggan diminta untuk mengisi Member Area, lalu melakukan submit. Dengan demikian, perusahaan mengetahui informasi pelanggan yang mengunjungi Plaza Pos.

Contoh lain adalah dalam sistem pembelian pelanggan pada program PlazaPos, yang akan membuat permintaan elektronik, setelah permintaan tersebut disetujui secara online oleh pelanggan, pesanan pembelian yang dibuat oleh komputer akan melintas di internet kembali ke perusahaan PT Pos Indonesia.

Penggunaan Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi/ Transaction Processing Systems (TPS)

            Sistem Pemprosesan Transaksi di PT. Pos Indonesia mendukung program Plaza Pos, contohnya dalam akses pembayaran secara online, yakni aktivitas pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data pelanggan, hingga transaksi pembayaran belanjanya melalui jaringan internet.

Penggunaan Aplikasi Sistem kerjasama Perusahaan/ Enterprise Collaboration System (ECS)

            Sistem kerjasama perusahaan pada PT. Pos Indonesia contohnya dalam hubungan Kemitraan. Kemitraan merupakan kebutuhan yang mendasar dalam aktivitas Probis E-Business, karena hampir tidak mungkin aktivitas bisnis dapat dijalankan tanpa kemitraan. Sebagai contoh dalam aktivitas Limited Communication Technology Services (eCom) dimana dalam pelaksanaan diperlukan adanya beberapa kerjasama terhadap perusahaan yang menggunakan jaringan PTSN, CDMA, GSM maka mutlak diperlukan kemitraan dengan pihak perusahaan itu.

Jurnal Pendukung :
file:///C:/Users/malvin/Downloads/22555-45982-1-SM%20(1).pdf

https://www.researchgate.net/publication/335684195_TUGAS_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_IMPLEMENTASI_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_PADA_PT_POS_INDONESIA

https://www.yuksinau.id/sistem-informasi-manajemen/

https://www.researchgate.net/publication/335684195_TUGAS_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_IMPLEMENTASI_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_PADA_PT_POS_INDONESIA

https://www.slideshare.net/Theresiamgdl/karya-ilimiah-implementasi-sistem-informasi-manajemen-pada-perusahaan